ORGANIZAR

TEMA

En la cinta de opciones: Hacemos clic en el icono DISEÑO DE PAGINA

Luego damos clic en la ventana TEMAS y se despliega un menú de opciones para escoger la plantilla que vamos a utilizar que necesitamos, es decir que con esta ayuda cambiamos el diseño general de todo el documento, incluido los colores, las fuentes y los efectos. Es decir que si hacemos un recorrido con el cursor por cada una de las respectivas plantillas el nos va mostrando el tipo de fuente y color que tiene

Si el cursor lo localizo en la plantilla FLUJO, y hago clic en él, el documento inmediamente cambia a la petición hecha que es donde nos encontramos ubicados. Si cambiamos la petición a la plantilla OPULENTO, inmediatamente cambia el color de la letra del documento.

COLORES DEL TEMA:Esta ventana es la paleta de colores de del tema actual en el que nos encontramos. Véase ilustración de cómo lo encontramos en la etiqueta

FUENTES DEL TEMA

En la ventana Diseño de página, en la etiqueta Temas, haga clic en Fuentes del tema. A continuación se despliega un menú :

Los programas como Microsoft Office Word, proporcionan varios temas del documento predefinidos, aunque también se pueden crear temas propios personalizando un tema del documento existente y guardándolo después como un tema del documento personalizado. Es decir se busca que todos los documentos puedan tener el mismo aspecto uniforme.

En MICROSOFT WORD, en la ventana Diseño de página, en la etiqueta Temas, hago clic en Efectos del tema.

Aquí podremos ver las líneas y los efectos de relleno utilizados para cada conjunto de efectos del tema del gráfico que se muestra con el nombre EFECTOS DEL TEMA.


Esta es la presentación en el momento de hacer clic sobre la etiqueta desplegando el menú correspondiente.

MACROS

La etiqueta macro se encuentra en la cinta de funciones, en la pestaña VISTA, como se puede observar:

Al utilizar cotidianamente Word suelen surgir tareas repetitivas que podrían realizarse automáticamente utilizando las propiedades de las macros.
Una macro es una serie de instrucciones que se ejecutan en un orden determinado por el usuario, actuando como una única instrucción y que pueden asignarse a un botón.
Las macros tienen como función principal: Automatizar una serie de pasos.

Crear macros con la grabadora

Para crear una macro con la grabadora previamente debemos tener muy claro que es lo que vamos a hacer, ya que al poner en marcha la grabadora ésta almacenará todos los comandos que vayamos realizando. Así pues si hacemos algún comando sobre la marcha que en principio no tiene porqué ejecutarse siempre con la macro que estamos creando, estas acciones serán guardadas en la macro y posteriormente al ejecutarla se llevaran a cabo.
Por tanto, antes de ponernos a grabar una macro debemos saber exactamente que tipo de macro vamos a crear y planificar los pasos que debemos seguir al grabar la macro. Es muy recomendable realizar varias veces los pasos antes de grabar la macro, para que así salga sin ningún error.
Otra consideración que debemos tener en cuenta antes de comenzar a grabar la macro es que la macro a grabar no debe ser dependiente del documento en la que la creemos, ya que entonces no podremos utilizarla para posteriores documento.

Para comenzar a grabar una macro deberemos ir a la pestaña Macros y desplegar el menú Macros y seleccionar la opción Grabar macr

Aparecerá el cuadro de diálogo Grabar macro que vemos mas abajito…
Nombre de macro. Aquí escribiremos el nombre de la macro que vamos a crear.
Al asignar un nombre a la macro debemos tener en cuenta las siguientes condiciones:

- Debe comenzar con una letra

- No debe ser un nombre mayor de 80 caracteres entre letras y número

- No puede contener espacios ni símbolos.

Nota: Si asignamos el nombre de una macro que ya existía o de un comando existente en Word las acciones de la nueva macro sustituirán a la macro anterior o al comando de Word que había antes. Por tanto debemos tener mucho cuidado con el nombre que le asignamos a la macro.
Dentro de la zona Asignar macro a, podemos seleccionar donde vamos a asignar su ejecución, si a un botón de alguna barra o alguna combinación de teclas. Al hacer clic sobre el icono de Botón o el de Teclado. No es necesario utilizar estos botones desde este diálogo, podemos esperar a tener la macro grabada, y posteriormente asignarla a un botón o a una combinación de teclas.

Asignar una combinación de teclas a la macro

Si en el cuadro de diálogo anterior pulsamos el botón Personalizar..., se abrirá el cuadro de diálogo que vemos en esta imagen. También se abrirá este diálogo si al crear la macro, en el diálogo Grabar macro, pulsamos en el icono del teclado.

Este diálogo Personalizar teclado, permite asignar a la macro seleccionada una combinación de teclas.
Si colocamos el cursor en el recuadro Nueva tecla de método abreviado, y pulsamos una combinación de teclas, esta se reflejará en dicho recuadro.
Si la combinación de teclas no esta asignada previamente, aparecerá el rótulo [sin asignar], como en el caso de la imagen, en el caso contrario, aparecerá el evento al que esta asignada.Debemos tener en cuenta no utilizar una combinación ya existente para otro

Guardar macro en: aquí podemos seleccionar donde vamos a guardar la macro, por defecto nos sugiere guardar la macro para utilizarla con todos los documentos.
También podemos escribir una pequeña Descripción sobre que efectos provoca la macro.

Para comenzar a crear la macro debemos pulsar sobre Aceptar a partir de ese momento podemos detener la grabación desde el menú Macro o desde la barra de estado:

También podemos saber que estamos grabando una macro porque el puntero del ratón se transforma con la imagen de una cinta.

Guardar la macro

Desde el menú tenemos la posibilidad de Pausar la grabación si queremos efectuar alguna acción que no deseamos que se guarde.
Una vez hayamos hecho todas las operaciones que deseamos que realice la macro seleccionamos la opción de Detener (o el cuadrado azul de la barra de estado) para que termine de guardar la macro. La macro se guarda automáticamente una vez hemos pulsado el botón Detener. Pero es conveniente asignarla a un botón o a una combinación de teclas, como veremos a continuación.

PLANTILLAS

Esta la encontramos en la barra de menús cuando se encuentra seleccionado programador

Plantilla de documento

nos permite mostrar o cambiar la plantilla del documento adjunta y administrar la plantilla adjunta asiendo todo el procedimiento

Panel de documentos

nos especifica el tipo de plantilla del panel de información del documento para mostrar en los programas compatibles con Microsoft office

PROTEGER

Se puede utilizar para restringir los tipos de cambios que pueden realizar los usuarios a los documentos.

Si de le damos clic al icono proteger documento enseguida nos ofrece un paquete de opciones entre las cuales encontramos:

Ø restringir formato y edición: no permite a cualquier usuario cambiar propiedades del texto.

Ø acceso restringido y no restringido: no permite abrir el documento

Ø administrar credenciales: restringe los cambios que se puedan realizar al texto en lo que tiene que ver con formato y programas al abrir un documento

CONTROLES

Para encontrar la herramienta de controles tenemos que activar la barra de menús que es darle clic en el símbolo de office
Luego dar clic en el chulito en opciones de Word, que nos muestra ficha programador en la cinta de opción y aceptar para que salga en la barra de menús la opción programador
AA: texto enriquecido inserta un texto en donde en el cursor se encuentre situado y abre un espacio en donde se puede anexar texto que se desea escribir

AA

texto, inserta un nuevo texto dándole clic encima de esta para escribir un texto nuevo.


CONTROL DE CONTENIDO DE IMAGEN: inserta una imagen en el texto que se esta escribiendo.


CONTROL DE COMBINADO: inserta un control de contenido de un cuadro combinado y un elemento elegido


LISTA DESPLEGABLE : elige un elemento que desea escribir dándole clic en donde se encuentra situado el cursor


SELECTOR DE FECHA este nos permite colocar la fecha deseada



GALERÍA de bloque de creación inserta un bloque de creación de un documento mas rápido dándole clic en el


HERRAMIENTAS HEREDADAS este dándole clic en cima de el nos aparece una ventana con

barios iconos que están repartidos en dos ventanas


FORMULARIOS HEREDADOS: en ellos encontramos campo de texto, casilla de verificación, cuadro combinado, insertar marco, mostrar sombreado, restablecer campos de formularios


CONTROLES ALTIVEZ: en este encontramos casilla de verificación, cuadro de texto, etiqueta, botón de opción, imagen, control de número, cuadro combinado, botón de comando, cuadro de lista, barra de desplazamiento, botón de alternar, mas controladores

CODIGO

En este subíndice encontramos las opciones de
Visual BASIC: nos muestra un árbol específico del macro creado.

MARCOS

Es una instrucción compleja, formada por otras instrucciones más sencillas.

GRABAR MACROS:

En esta opción podemos iniciar o detener una grabación de macros
Para grabar una macro primero:
· damos clic en grabar macro
· nos aparecerá un cuadro de texto como este donde le daremos el nombre :

· pulsamos en la opción teclado y nos aparecerá una ventana como esta donde colocaremos la combinación de teclas que usaremos para activar la macro

· seleccionamos las características de la macro por ejemplo el tipo de letra, el color, el color de la hoja, el tamaño de la fuente etc.

· por ultimo detenemos la macro

SEGURIDAD DE MACROS

Nos permite proteger la macro de que no sea borrada o modificada

ÍNDICE

Marcar entrada de índice:


Para crear las siguientes marcas en forma manual debemos seguir los siguientes pasos:
Comenzando desde el principio del documento selecciona las frases o palabras que vayas a añadir al índice o sitúate en el punto donde vayas a insertar una marca.

marcar entrada:


Accede a la pestaña referencias y haz clic en el botón marcar entrada o presiona la combinación de teclas

Aparece el diálogo marcar entrada de índice, si habíamos seleccionado el texto, en el recuadro entrada estará ya escrito ese texto, en caso contrario debemos introducir el texto ahora. Este recuadro entrada es el que posteriormente aparecerá en el índice.
Podemos crear sub entradas de la entrada principal, las sub entradas aparecerán debajo de la entrada principal y sangría a la derecha. Las sub entradas se utilizan cuando una entrada principal tiene términos estrechamente relacionados con ella que también aparecen en el documento.
Por defecto el marcador se refiere a la página actual, podemos crear una referencia cruzada (se estudiará en la siguiente unidad) o hacer referencia a un intervalo de páginas.
Podemos hacer que el número de página tenga el formato de negrita y cursiva.
Pulsamos marcar para que se lleve a cabo el marcado.
Para continuar con el resto de marcas no es necesario cerrar este diálogo.
Hacemos clic sobre el documento y nos desplazamos hasta la siguiente frase o palabra que deseemos marcar. la seleccionamos y nos vamos al diálogo de marcar entrada de índice, en el momento en que esté activo el diálogo la frase de entrada se actualiza, pulsamos en marcar y así con todas las marcas y Cuando terminemos presionamos sobre el botón cerrar



insertar indice:






Una vez tenemos todas las marcas ya definidas bien haya sido manual o automáticamente podemos crear el índice.

Para insertar el índice debemos situarnos en el lugar donde lo queramos situar, al inicio del documento, al final o donde deseemos. Tradicionalmente se suele poner al final del documento.

Accedemos a la pestaña referencias y hacemos clic en el botón insertar índice, aparecerá un cuadro de diálogo índice como el que vemos en la imagen.
Una vez tenemos todas las marcas ya definidas bien haya sido manual o automáticamente podemos crear el índice.
Para insertar el índice debemos situarnos en el lugar donde lo queramos situar, al inicio del documento, al final o donde deseemos. Tradicionalmente se suele poner al final del documento.
Accedemos a la pestaña referencias y hacemos clic en el botón insertar índice, aparecerá un cuadro de diálogo índice como el que vemos en la imagen.
Si tenemos sub entradas podemos elegir tipo, con sangría, si queremos que aparezcan debajo de la entrada principal o continua si preferimos que las sub entradas aparezcan a la derecha.



En formatos podemos seleccionar el estilo que tendrá el índice

Una vez definidas las opciones del cuadro de diálogo pulsamos aceptar y se generará el índice.

Un ejemplo de cómo sería un índice lo tenemos en la imagen de abajo.

MARCAR CITA

Esta ventana tiene como función agregar el texto seleccionado como una entrada a la tabla de autoridad

TÍTULOS

INSERTAR TITULO

Agregar un titulo(es una línea de texto que aparece debajo de un objeto)

INSERTAR TABA DE ILUSTRACIONES

Incluye una lista de todas las ilustraciones, tablas o ecuaciones del documento

REFERENCIA CRUZADA

Se refiere como a encabezados, ilustraciones y tablas insertando una referencia cruzada como “ver tabla 6”

ACTUALIZAR TABLAS DE ILUSTRACIONES

Para incluir todas las entradas de un documento

CINTAS Y BIBLIOGRAFÍAS

En el submenú de cintas y bibliografías encontramos las siguientes opciones

Que serian:

· insertar citas
· administrar fuentes
· estilo de cita que se utilizaran en el documento
· bibliografías

CITA

referencia que colocamos en un documento que nos indica de donde fue retro alimentado el texto.

En el administrador de fuetes nos permite ver las fuentes o contactos que hemos citado en el documento

Estilo en esta opción escogemos el estilo de cita que queremos elaborar en nuestro documento.


Una bibliografía es una lista de fuentes de información, que normalmente se incluye al final de los documentos, consultadas o citadas durante la creación de los documentos. En Word 2007 se pueden generar bibliografías automáticamente tomando como base la información de origen proporcionada para el documento.

· para crear una bibliografía primero damos clic en la opción de bibliografía del submenú cintas y bibliografías donde nos aparecen las siguientes opciones:

NOTAS AL PIE

Es un comentario o explicación breve sobre un texto determinado que se adjunta sobre el documento el cual se activa dando clic sobre el mismo.Para insertar una nota al pie simplemente damos clic en su comando inmediatamente veremos un pequeño número que nos indica que en la parte de debajo de la página ya tenemos el espacio para digitar una aclaración respecto al texto seleccionado como la siguiente

INSERTAR NOTA AL FINAL

Cumple la misma función que la nota al pie con la diferencia de que esta nota es insertada al final de todo el documento y no de una página específica.

SIGUIENTE NOTA AL PIE

Esta función nos permite saltar de una nota al pie a otra teniendo en cuenta su orden

MOSTRAR NOTAS

Utilizando este comando logramos que Word 2007 nos de una imagen clara de todas y cada una de las notas al pie que tenemos.

TABLA CONTENIDO

Es una opción que nos ofrece Word 2007 para insertar de forma orden un contenido del texto a seguir de manera que tenemos un obseso directo a cada uno de los títulos que contiene el documento.
Las tablas de contenido se crean eligiendo los estilos de título, como por ejemplo título 1, título 2 y título 3, que se desea incluir en las mismas. Microsoft Word busca los títulos que tienen el estilo elegido, aplica formato y sangría al texto del elemento en función del estilo de texto e inserta la tabla de contenido en el documento.

AGREGAR TEXTO
Agrega el párrafo actual como una entrada en la tabla de contenido.

ACTUALIZAR TABLA
Actualiza la tabla de contenido para que todas las entradas hagan referencia al número de página correcto.